Les 4 piliers de la documentation informatique

La documentation IT, c’est sexy !

Qu’en dites-vous ? Cela vous fait sourire ? Voire même doucement rigoler… Mais oui, la documentation informatique, c’est séduisant, tout comme l’est la connaissance. Vous êtes prestataire informatique ou MSP ? Laissez-vous séduire ! En savoir davantage, et mieux, c’est ce qu’il se produit quand on utilise la bonne information, au bon moment.

Avec une plateforme de documentation, il n’est question que de gestion de l’information. Mais en y regardant de plus près, les fondements de la gestion de l’information reposent sur 4 grands principes : les Piliers de la Documentation.

Tout connaître

Si la connaissance était un super-pouvoir, il va sans dire que plus vous savez, plus vous devenez puissant. Une fois cette théorie énoncée, comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Vous avez besoin d’un système qui vous aide à rassembler les informations. Toutes les grandes entreprises de technologies actuelles ont construit leur activité à partir de l’information — Google, Amazon, et même Tesla sont des usines à big data. Même si vous ne projetez pas de dominer le monde incessamment sous peu, il n’est pas difficile de comprendre que la possibilité de rassembler plusieurs sources d’information au même endroit, avec un minimum d’efforts, est incroyablement puissant.

Tout organiser

C’est un fait, vous accumulez beaucoup d’informations. C’est très bien. Mais devez-vous parfois rechercher une aiguille dans une motte de foins ? Si ce que vous recherchez est juste déposé quelque part, sans aucun sens de l’organisation, alors cette information n’a aucune valeur. L’organisation est donc le deuxième pilier de la documentation — rassembler une information pertinente et s’assurer qu’elle est stockée d’une manière qui fasse sens.

 

Tout retrouver

Afin de donner de la valeur à l’information, vous devez être capable de la retrouver, et de préférence au moment où vous en avez besoin. C’est pour cela que l’information a besoin d’être organisée. Ajoutez un outil de recherche puissant et des conventions de nomenclature logiques, et par la suite, chaque information dont vous aurez besoin sera à portée de mains, disponible en quelques clics.

 

Tout surveiller

L’information évolue avec le temps. Bien sûr, certains faits sont immuables dans l’univers. Mais les mots de passe, les configurations et les SOP n’en font pas partie. Retracer l’information vous permet de savoir qui a fait les changements, quand, et quels changements doivent être effectués. Contrôler les changements dans l’information rend votre information plus forte, tout comme, l’anticipation des changements et une démarche proactive.

Tous responsables

Quand vous alignez ces quatre piliers, qu’obtenez-vous ? Et bien, vous avez une information qui est déjà rassemblée, structurée et disponible quand vous en avez besoin. Vous gagnez également de la flexibilité pour rester à la pointe. Les systèmes sont si simples à utiliser que quiconque dans votre équipe peut améliorer l’information avec un minimum de formation. Retirez les différents silos d’information dans votre entreprise et chacun deviendra aussi efficace que votre meilleur employé.

La documentation, c’est la gestion de l’information à l’échelle humaine. Elle fait tomber les barrières des transferts d’information qui pénalisent et ralentissent votre activité. Elle élimine le gaspillage de temps et accroît votre productivité. Alors, n’est-ce pas séduisant ?

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