Slack : le bot pour booster son activité IT

 

Vous connaissez Slack ? Au sein de l’équipe, nous avons adopté Slack depuis plusieurs mois et fans de Tech que nous sommes, cet app est venue s’ajouter à la palette d’outils internes, et profite à notre activité bien au-delà de ce que l’on en attendait. Si vous êtes MSP, vous allez probablement en faire un nouvel allié pour votre organisation.

Slack, c’est le petit bot qui chatouille les équipes

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec Slack, on pourrait croire en apparence qu’il ne s’agit que d’une plateforme de messagerie professionnelle en temps réel, réservée aux nostalgiques des premières messageries instantanées, IRC et autres MSN messenger… D’autres le considèrent comme un RSE, mais cette plateforme de travail collaboratif se révèle être un puissant outil en termes d’efficacité et de productivité.

Depuis son lancement en février 2014, Slack agite le monde de la Tech et des médias. Très adopté par les petites entreprises, il n’en a pas moins fait son entrée chez les géants : Microsoft, Airbnb, Salesforce, Spotify, Yelp, The New York Times.

Quelques chiffres de cette croissance en spirale ascendante : Slack est l’application Saas qui a eu la plus forte croissance au 2^e trimestre 2015 (+77 % d’après le baromètre Okta). En avril 2016, l’entreprise a levé des fonds à hauteur 200 millions de dollars et affichait une valorisation à près de 4 milliards de dollars. Le nombre d’utilisateurs dans le monde approchait à cette date les 3 millions.

Slack, c’est sérieux ?

En plus de son interface soignée et ergonomique, le côté fun de l’application saute aux yeux. Pas étonnant puisque cette app a été créée à l’origine pour être un outil de discussion pour une communauté de jeux en ligne. Bien évidemment, quand on découvre Slack, on est comme des enfants découvrant leur nouveau jouet ! On teste la programmation des réponses automatiques de Slackbot, l’assistant et robot programmable. Que va-t-il répondre si on lui commande une bière ? (non non ça ne marche pas en vrai hein, on a bien essayé…). Les possibilités ludiques sont sans fin : paramétrer des raccourcis pour insérer des gifs, mettre une vidéo en réaction à un mot précis, créer des bots à l’effigie de personnalités, etc. Slack se prête bien aussi à l’organisation des évènements informels au travail et vos équipes devraient sans peine jouer le jeu !

Avec l’habitude, ces aspects ludiques deviennent mineurs et on se focalise davantage sur les potentialités de l’outil. Avec Slack, il faut aller plus loin que le bel emballage pour découvrir que c’est avant tout un outil puissant pour la productivité et l’efficacité. Comme chaque outil, il convient de tester ses potentialités pour en retenir les plus utiles.

 

Comment parler le Slack, sur Slack, avec Slack et faire parler Slack ?

Concrètement, Slack s’organise en channels thématiques qui sont des salons de discussions organisés par thématiques, auquel on peut rattacher des membres de l’équipe. La dénomination précise des channels permet de prioriser l’information selon ses propres besoins (exemple : #partenaires #ventes #compta #marketing #galettedesrois).

Pour démarrer avec Slack : 22 conseils pratiques que vous devez connaître (en anglais). Vous y retrouvez notamment les bases pour les enrichissements de textes et les principales commandes.

Si vous cherchez de l’aide sur Slack, posez votre question à Slackbot dans la partie Direct messages. Les consignes pour indiquer une commande se font en début de ligne avec un « / », comme /remind /active /topic et, comme c’est souvent le cas, on peut s’adresser à un utilisateur en utilisant « @ » devant son nom.

Slack c’est un outil de productivité grâce à tous les services tiers connectables. La liste complète des applications est disponible sur le site, citons entre autres : Skype, Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Trello, Kayak. Ce catalogue est artificiellement élargi avec les connexions entre services web grâce à des outils comme Zapier ou IFTTT. Dans la famille Slack, il y a aussi les bots (Slackbot is the boss !!!) ayant chacun des compétences spécifiques : MailClark pour envoyer des emails directement depuis une adresse vers Slack, Tatsu pour organiser un stand up meeting, Statsbot pour transmettre les données Analytics…

Des exemples pour profiter de Slack dans votre activité IT

Du point de vue de la productivité personnelle et de l’organisation du travail en équipe, Slack sera profitable à tout type d’entreprise, mais nous ferons un focus sur les avantages pour un prestataire IT.

Productivité personnelle

En allant sur votre compte dans la partie Direct messages, vous pouvez consigner des notes, mettre de côté des fichiers et des visuels ou programmer un rappel pour vous-même : soit en demandant à Slackbot, soit en l’indiquant à partir d’un message dans Slack. Par exemple, le commercial vous demande de répondre à une demande d’un client, mettez-vous un rappel à partir de son message. Vous trouverez ci-dessous les commandes.

Les outils de productivité peuvent se connecter (via Zapier, on peut par exemple créer une nouvelle note depuis Slack dans Evernote).

Slack est un outil intéressant pour faire de la veille, avec l’intégration des flux RSS.

Organisation du travail en équipe

La messagerie en temps réel est puissante pour la collaboration, en permettant à chaque membre d’accéder directement aux infos avec les tâches qui le concernent ou simplement de se tenir informé d’un projet en cours.

Depuis peu, l’application intègre la fonctionnalité des appels (gratuit en one to one) mais peut se connecter avec Skype, Talkdesk…

L’outil se connecte avec Trello pour le travail en mode projet.

Techniciens

• Rester en contact avec vos équipes sur site.
• Être notifié pour chaque nouveau ticket (via le RMM ou les alertes mail), faire remonter les pannes de serveurs…
• S’informer des mises à jour disponibles avec les flux RSS
• Savoir quand une étape d’un projet a été complétée (connexions avec les outils de management de projet).

L’intégration entre Slack et Autotask est dans les tuyaux (nous contacter pour en savoir plus) et promet de fonctionnalités intéressantes pour les MSP et prestataires IT.

Marketing

En connectant les réseaux sociaux avec Slack, toute l’équipe peut être informée des publications en temps réel. Peuvent y remonter par exemple les mentions sur Twitter pour traiter les demandes le plus rapidement possible.

Plusieurs outils des marketers sont connectables, notamment MailChimp, par exemple pour recevoir les inscriptions/désinscriptions d’une mailing list, recevoir les statistiques suite à une campagne. Le Statsbot est quant à lui bien utile pour les remontées Google Analytics entre autres.

Quand vous travaillez sur la réalisation de vos documents promotionnels ou en collaboration avec des graphistes, vous pouvez afficher directement dans Slack une couleur avec son code HTML.

Commercial

Être notifié en temps réel d’une nouvelle opportunité ou d’un nouveau contact (dans Salesforce par exemple).

Compta

Une nouvelle fonctionnalité avec des boutons permet d’approuver directement les factures dans Slack (disponible avec Abacus entre autres).

En explorant les potentialités de Slack dans votre activité de prestataire IT, vous pourrez faire bénéficier à vos clients de cette expertise et pourquoi pas ajouter cette corde à votre arc en incluant dans vos services des conseils et paramétrages de Slack.

 

Slack, encore un outil IT ?

 

Des critiques émergent envers Slack, certains argumentent que nous sommes déjà inondés de messages et de notifications, sur-stimulés en permanence par nos outils digitaux. Bien évidemment, l’utilisation de cette plateforme doit faire sens pour l’organisation.

Slack est beaucoup plus fluide que l’email. Il convient d’en faire un centre de contrôle pour le travail en équipe, à petite échelle, mais aussi à grande échelle pour l’ensemble de l’organisation en permettant une communication transversale entre services. À l’heure du flexoffice, Slack est un allié de taille pour suivre le fil.

On ne vous apprend rien, il est facile de trouver des bons outils IT, mais choisir le bon — et surtout l’utiliser correctement — est un défi. Testez, expérimentez ! Vous l’adopterez peut-être…

 

L’évolution de l’outil est exponentielle, de jour en jour Slack intègre de nouvelles apps et sont développées de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez suivre ces mises à jour sur le blog de Slack.

L’avenir dira si le Facebook at work sera capable de rivaliser…

 

Contactez-nous pour en savoir plus sur l’intégration d’Autotask avec Slack. Vos témoignages sur les bonnes pratiques et utilisations possibles sont aussi les bienvenus.

Et si vous ne connaissez pas Autotask PSA, demandez-nous une démo !