Utiliser les Checklists pour améliorer votre Documentation informatique

Pour IT Glue, la documentation IT, c’est une vraie passion ! Mais ce n’est pas le cas de tout le monde, même pour les professionnels de l’IT qui comprennent la valeur de la documentation informatique. Après votre onboarding sur IT Glue, vous allez procéder par étapes pour démarrer et enrichir votre documentation. La fonctionnalité de Checklists de la plateforme va vous y aider.

La première checklist que vous allez vouloir créer est celle qui décrit les principales étapes à suivre pour obtenir une documentation complète.

Il est recommandé que pour chaque organisation soit assigné un membre de l’équipe. Cela place la responsabilité de documenter l’environnement de cette organisation sur une personne référente, créant un niveau de responsabilité et de transparence qui encouragera les résultats.

Pour chaque organisation, vous souhaiterez ensuite créer une Checklist de tâches à exécuter par la personne référente. Ces tâches varieront probablement d’une organisation à l’autre, sauf si vous êtes spécialisé dans une seule verticale. Le point de départ de la Checklist proviendra probablement de votre propre hiérarchie des informations et suivra les différents types d’assets dans IT Glue :

Et ainsi de suite. Faites-en un modèle afin que vous puissiez l’utiliser pour toute organisation que vous souhaitez onboarder (ou pour améliorer sa documentation).

L’étape finale pourrait être de créer une checklist pour l’entreprise concernant les projets d’API. Commencez par ceux qui existent déjà, tels que les informations du tenant Office 365, puis identifiez où vous pourriez réaliser des gains substantiels dans le développement de vos propres intégrations, et chargez la personne référente de votre équipe sur le projet. Évidemment, commencez par les projets qui généreront des gains d’efficacité pour le plus grand nombre d’organisations.

La checklist finale sera la liste de vérification. Ce sera une checklist récurrente, tous les six mois peut-être, pour contrôler la documentation de chaque organisation. Nous recommandons que cela soit fait par quelqu’un d’autre que la personne qui a fait la documentation en premier lieu, parce que deux paires d’yeux valent mieux qu’une.

L’utilisation de la fonction Checklists pour guider votre processus de documentation garantira qu’aucune étape ne sera manquée et que vous disposerez d’une visibilité totale sur les progrès de votre équipe, vous permettant de gérer votre documentation de manière plus active qu’avant et plus facilement aussi.

IT Glue est une plateforme de documentation destinée aux professionnels de l’informatique. Les informations sont importées d’un PSA, d’un RMM et d’autres outils dans IT Glue, où elles sont organisées pour faciliter l’accès. Documentez à la fois le matériel et les logiciels en utilisant des processus automatisés pour réduire le temps nécessaire pour embarquer de nouveaux clients. Les intégrations LucidChart et Word vous aident également à documenter les process et les documents. Grâce au mapping des relations et à une recherche robuste, votre équipe réduira de 50% ou plus le temps passé à rechercher des informations.